7 claves para cumplir con la determinación de la prima en el seguro de riesgos.

Cómo evitar los errores más comunes al presentar la determinación anual de  la prima de Riesgo en el Trabajo.

En el mes de febrero de cada año los patrones deben presentar ante el IMSS su determinación de la prima en el seguro de riesgos en la cual establecerán, en base a su tasa de siniestros, el nuevo factor que aplicarán al Seguro de Riesgos de Trabajo a partir del siguiente período.

En este breve artículo te daremos las “6 claves para cumplir con la determinación de la prima en el seguro de riesgos”

  1. Control de incapacidades. Es necesario tener un estricto control de aquellas incapacidades de los trabajadores que han sido clasificadas como de “riesgos de trabajo” esto debido a que, uno de los errores más comunes, algunas incapacidades que originalmente se pensaron que no afectaban el riesgo de trabajo al final resulta que sí lo fueron, o bien, el recibo de la incapacidad que lo traspapelado y no se capturan en el sistema único de autodeterminación (SUA) y no se computa en el cálculo de la determinación generando errores, además de su respectiva multa.
  2. Sistemas actualizados y conciliados. Una de las claves para cumplir correctamente con la determinación de la prima de seguro de riesgos es contar con información confiable, en algunos casos el sistema para el cálculo de la nómina, por ejemplo Contpaqi Nóminas, y en el sistema único de autodeterminación (SUA) no necesariamente contienen la misma información por lo que el cálculo de un sistema puede variar con el otro, por lo que deberemos cerciorarnos que la misma información está contenida en uno y otro sistema y que el cálculo automatizado de cada uno de los sistemas de la determinación de la prima en el seguro de riesgos es igual en cualquiera de los casos. Es de suma importancia contar con las últimas versiones de los sistemas, en especial del SUA  haz clic aquí para acceder a las últimas versiones del programa.
  3. Certificado digital vigente. Los certificados digitales tienen determinada vigencia y uno de los inconvenientes más comunes es el patrón o el responsable del cumplimiento de las obligaciones ante el IMSS se da cuenta de la vigencia del certificado hasta que lo trata de usar y que muchas veces, desafortunadamente, esto es el último día para presentar esta obligación; luego entonces, habrá que cercioranos de la vigencia de nuestros certificados a más tardar a principios del mes de febrero para dar margen de maniobra en el caso de no contar con certificados digitales vigentes.
  4. Claves de acceso. Parece demasiado obvio pero en muchas ocasiones las claves de acceso a los servicios por Internet del IMSS no son las vigentes o fueron cambiadas y no se tuvo la prevención de dejarlas documentadas en un lugar seguro, por lo que de no ser las correctas de nada nos servirán tener los certificados si no nos podemos firmar. Tendremos entonces, qué más tardar en los primeros días del mes de febrero cerciorarnos que estas claves funcionen en el portal del “IMSS desde su empresa” (IDSE) a fin de evitar sorpresitas futuras.
  5. Configuración de Java. Java es un software complementario que necesita estar instalado en el navegador de Internet a fin de que el patrón pueda identificarse utilizando un certificado digital. Habrá que cerciorarnos de tener la última versión y las configuraciones de seguridad adecuadas para evitar alguna sorpresa al ahora de intentar subir nuestros archivos de la determinación de la prima en el seguro de riesgos de trabajo en el mismo, de igual manera a más tardar a principios del mes de febrero para tener margen de maniobra, o bien configurar otras portadoras que permitan el envío de nuestra determinación sin problemas. Accede al sitio de JAVA para verificar tu versión del sistema haciendo clic aquí
  6. Obtener el acuse notarial. Una vez enviada nuestra determinación de la prima de seguro de riesgos de trabajo en el portal del IDSE, es importante obtener el acuse notarial que el sistema General al momento de enviar la determinación anual de la prima haciendo clic al botón “imprime acuse”. De nada nos servirán haber hecho todo el trámite si no tenemos la evidencia que efectivamente lo hicimos en muchas ocasiones basta con no darle clic a un botón para que el trámite no se complete y nos quedamos con la idea de que la obligación de esta cumplida y al no tener evidencia de ese supuesto quedaríamos indefensos ante un requerimiento de la autoridad en el que nos señalen que no hemos cumplido con esta obligación.
  7. Evidencia de “no presentación”. La determinación de la prima de seguros de riesgo de trabajo no siempre es obligatoria ya que existen algunos casos en el que se exime de esta obligación al patrón que es cuando al determinar su prima ésta resulte igual a la del ejercicio anterior de acuerdo con la fracción V del artículo 32 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de afiliación, clasificación de empresas, recaudación y fiscalización. Por lo que para evitar confusiones futuras es altamente recomendable integrar al expediente de cumplimiento de la determinación de la prima en el seguro de riesgos una hoja donde se asiente que por ese año se estuvo en los supuestos del fundamento descrito anteriormente y que por tal motivo no se presentó la declaración anual de prima de riesgo. Lo anterior evitará búsquedas de un documento que no existe porque nunca se presentó y nadie recordaba los motivos.

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